Welche Büroarbeit sich automatisieren lässt
Ratgeber
Welche Büroarbeit sich automatisieren lässt
Nicht alles, was nach Routine aussieht, lässt sich automatisieren. Und nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte man automatisieren. Dieser Beitrag zieht die Grenze an der Stelle, an der sie in der Praxis liegt.
Die Trennlinie
Automatisieren lässt sich, was eine feste Regel hat und wo das Ergebnis prüfbar ist. Ein Beleg wird ausgelesen, ein Betrag einem Konto zugeordnet, eine Bestätigung verschickt. Die Regel kann kompliziert sein, sie muss nur eine Regel sein.
Nicht automatisieren lässt sich, wo jemand abwägen und dafür geradestehen muss. Ein Preisnachlass, eine Reklamation mit verärgertem Kunden, eine Personalentscheidung, ein Vertragstext. Dort kann eine Maschine zuarbeiten, entscheiden muss ein Mensch.
Unser Massstab: Wir automatisieren Ueberstunden, Abende und Wochenenden weg. Nicht Arbeitsplätze. Was automatisiert wird, ist die Arbeit, die niemand gern macht und die trotzdem jeden Tag anfällt.
Drei Gruppen
Was geht, was halb geht, was nicht geht
Feste Regel, prüfbares Ergebnis
- Belege aus dem Postfach holen, auslesen und ablegen
- Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen
- Wiederkehrende Berichte aus Listen erzeugen
- Daten zwischen zwei Systemen abgleichen
- Termin- und Fristerinnerungen versenden
- Bestell- und Versandbestätigungen
Vorschlag von der Maschine, Freigabe vom Menschen
- Antwortentwürfe auf häufige Anfragen
- Erste Einordnung eingehender Post nach Thema
- Produkttexte als Rohfassung
- Zusammenfassungen langer Dokumente
- Mahnläufe mit Sichtprüfung vor dem Versand
Abwägen und Verantwortung
- Reklamationen mit verärgerten Kunden
- Preisverhandlungen und Nachlässe
- Vertragstexte ohne juristische Prüfung
- Personalgespräche und Beurteilungen
- Alles, wo eine Fehlentscheidung teuer wird und niemand sie bemerkt
Vorgehen
Womit man anfängt
Der häufigste Fehler ist, mit dem grössten Problem anzufangen. Das grösste Problem ist meistens auch das komplizierteste, und wenn es nach drei Monaten nicht laeuft, ist das Vertrauen weg. Besser ist die Reihenfolge nach Häufigkeit.
Eine Woche mitschreiben
Welche Tätigkeit kommt täglich vor, dauert jedes Mal ähnlich lang und folgt jedes Mal demselben Ablauf? Diese Liste ist die Grundlage, nicht das Bauchgefühl.
Den langweiligsten Punkt nehmen
Nicht den grössten. Der langweiligste Punkt hat die klarste Regel, lässt sich in Tagen lösen und zeigt sofort, ob der Weg trägt.
Vier Wochen parallel fahren
Automatik und Handarbeit laufen nebeneinander, die Ergebnisse werden verglichen. Erst wenn sie übereinstimmen, fällt die Handarbeit weg.
Ausnahmen sichtbar machen
Jede Automatik braucht einen Ort, an dem die Fälle landen, die sie nicht versteht. Ohne den verschwinden Fehler still, und das ist teurer als jede Handarbeit.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns dazu fragen
Brauche ich dafür neue Software?
Meistens nicht. Die häufigste Lösung verbindet vorhandene Programme miteinander, statt ein weiteres hinzuzufügen. Ein zusätzliches System bedeutet zusätzliche Pflege und eine weitere Stelle, an der Daten auseinanderlaufen.
Was passiert, wenn die Automatik sich irrt?
Deshalb gehört zu jeder Automatik eine Ausnahmeliste und eine Stichprobe. Eine Automatik, die nie kontrolliert wird, ist kein Zeitgewinn, sondern eine verschobene Rechnung.
Lohnt sich das bei fünf Mitarbeitenden?
Oft mehr als bei fünfzig. In kleinen Betrieben macht dieselbe Person Buchhaltung, Versand und Kundendienst. Dort fällt jede eingesparte Stunde sofort auf.
Was kostet eine solche Automatisierung?
Das hängt an der Zahl der beteiligten Systeme und daran, ob die Daten sauber vorliegen. Eine einzelne, klar umrissene Aufgabe ist in wenigen Tagen umgesetzt. Wir nennen den Aufwand vorher, nicht nachher.
Kurz gefasst: Automatisierbar ist, was eine Regel hat und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. Fangen Sie bei der langweiligsten täglichen Aufgabe an, lassen Sie vier Wochen beide Wege parallel laufen, und sorgen Sie dafür, dass Ausnahmen sichtbar werden.