Routinearbeit automatisieren
Leistung 04 · Abläufe
Die Arbeit,
die keiner machen will.
Belege abtippen. Listen zusammenführen. Denselben Bericht jeden Montag. Immer dasselbe, immer am Feierabend, immer von der Person, die eigentlich Wichtigeres zu tun hätte. Wir bauen daraus einen Ablauf, der ohne Sie läuft und sich nur meldet, wenn etwas nicht stimmt.
Wir fangen mit dem an, der am meisten Zeit frisst — nicht mit allen
Übliche Zeit bis ein erster Ablauf läuft und Sie sehen, ob er trägt
Der Ablauf setzt auf dem auf, womit Sie heute schon arbeiten
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Sie sehen, was die Maschine getan hat
Typische Fälle
Wo es sich am schnellsten lohnt.
Faustregel: Eine Arbeit lohnt sich, wenn sie regelmässig anfällt, immer gleich abläuft und heute von Hand gemacht wird. Alle drei müssen zutreffen.
Belege erfassen und zuordnen
Rechnung fotografieren, Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen, die Buchung vorbereitet. Sie kontrollieren, statt abzutippen.
- Papier und PDF gleichermassen
- Zuordnung nach Ihren Konten
- Unklare Fälle landen in einer Prüfliste
Listen zusammenführen und prüfen
Drei Exporte aus drei Systemen, die von Hand aneinandergeklebt werden. Jeden Monat neu, jeden Monat mit denselben Fehlern.
- Zusammenführen nach festen Regeln
- Dubletten und Lücken werden gemeldet
- Ergebnis dort, wo Sie es brauchen
Berichte, die sich selbst schreiben
Der Wochenbericht, die Umsatzübersicht, die Liste offener Posten. Immer zur selben Zeit, immer im selben Aufbau.
- Fester Termin, feste Form
- Auffälligkeiten werden hervorgehoben
- Versand an die Personen, die ihn brauchen
Wo wir abraten: Arbeiten, die jedes Mal anders laufen oder bei denen ein Fehler teuer wird, ohne dass ihn jemand bemerkt, automatisieren wir nicht. Eine Maschine, die stillschweigend falsch rechnet, ist schlimmer als eine Stunde Handarbeit.
Vorgehen
Klein anfangen, dann ausbauen.
Zuschauen
Wir lassen uns die Arbeit einmal zeigen, so wie sie heute läuft. Mit allen Ausnahmen, die niemand aufgeschrieben hat.
Rechnen
Wie viele Stunden im Monat, wie hoch der Aufwand für den Umbau. Lohnt es sich nicht, sagen wir das — und Sie haben nichts bezahlt.
Einen Ablauf bauen
Nur einen. Er läuft parallel zur Handarbeit, bis Sie ihm trauen. Erst dann schalten wir um.
Den nächsten angehen
Was beim ersten gelernt wurde, macht den zweiten billiger. Deshalb fangen wir nie mit fünf gleichzeitig an.
Häufige Fragen
Was Kunden vorher wissen wollen.
Verliert dadurch jemand seine Stelle?
In den Betrieben, die wir kennen, ist das Gegenteil der Fall: Die Arbeit, die wegfällt, ist die, für die ohnehin niemand Zeit hatte. Wir automatisieren Abende und Wochenenden weg, nicht Arbeitsplätze.
Was, wenn die Maschine einen Fehler macht?
Jeder Durchlauf wird protokolliert, und unklare Fälle gehen in eine Prüfliste statt stillschweigend durch. Ein Ablauf, der Fehler versteckt, wäre wertlos.
Müssen wir unsere Programme wechseln?
In aller Regel nicht. Wir setzen auf dem auf, was Sie haben. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Vorhaben und sollte nicht als Nebenwirkung einer Automatisierung passieren.
Gehen unsere Daten irgendwohin?
Das klären wir vor dem ersten Schritt, schriftlich, und richten uns danach. Welche Daten verarbeitet werden und wo, gehört auf den Tisch, bevor gebaut wird — nicht danach.
Was kostet es?
Nach Aufwand, mit einer Schätzung vor dem Start. Die erste Stunde, in der wir uns die Arbeit anschauen, kostet Sie nichts.
Kontakt
Welche Arbeit nervt am meisten?
Schreiben Sie uns einen Satz dazu. Meistens erkennen wir schon daran, ob sich ein Umbau lohnt.
Ratgeber
Bevor Sie etwas automatisieren
Welche Büroarbeit sich automatisieren lässt
Was vollständig geht, was nur mit Freigabe und was gar nicht. Mit einem Vorgehen für den Anfang.
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Sie haben Fragen ? Kontaktieren Sie uns unter 052 552 69 69 oder info@ki-web.chSie haben Fragen ? Kontaktieren Sie uns unter 052 552 69 69 oder info@ki-web.ch